Μια διαφανής και αποτελεσματική Ταξιδιωτική Πολιτική

Η Ταξιδιωτική Πολιτική (Travel Policy) αποτελεί το σύνολο των κατευθυντήριων γραμμών που διέπουν τα επαγγελματικά ταξίδια μιας επιχείρησης. Καθορίζει, μεταξύ άλλων, τις προτιμώμενες αεροπορικές εταιρείες, την κατηγορία θέσης (Economy ή Business Class), τον τρόπο πραγματοποίησης των κρατήσεων και το εάν αυτές πραγματοποιούνται απευθείας ή μέσω μιας Εταιρείας Διαχείρισης Επαγγελματικών Ταξιδιών (Travel Management Company - TMC).

Μια αποτελεσματική ταξιδιωτική πολιτική μπορεί να οδηγήσει σε σημαντική εξοικονόμηση κόστους. Ωστόσο, η οικονομική διάσταση αποτελεί μόνο μία από τις παραμέτρους που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη. Σήμερα, μια σύγχρονη ταξιδιωτική πολιτική θεωρείται αναπόσπαστο μέρος της εμπειρίας των εργαζομένων και των παροχών που προσφέρει μια επιχείρηση.

Οι κίνδυνοι της απουσίας Ταξιδιωτικής Πολιτικής

Η έλλειψη ή η μη τήρηση μιας ταξιδιωτικής πολιτικής μπορεί να δημιουργήσει σημαντικούς κινδύνους για την επιχείρηση.

Όταν οι εργαζόμενοι έχουν πλήρη ελευθερία στις ταξιδιωτικές τους επιλογές, είναι πιθανό να παρακάμπτουν τους εταιρικούς κανόνες χωρίς αυτό να γίνεται άμεσα αντιληπτό. Συχνά, οι αποκλίσεις εντοπίζονται μόνο όταν οι σχετικές δαπάνες έχουν ήδη πραγματοποιηθεί.

Σε μεγαλύτερους οργανισμούς δεν είναι ασυνήθιστο κάποιοι ταξιδιώτες να εκμεταλλεύονται τα περιθώρια που αφήνει η πολιτική. Για παράδειγμα, μπορεί να επιλέξουν μια πτήση με ενδιάμεση στάση, ώστε λόγω της μεγαλύτερης διάρκειας του ταξιδιού να δικαιούνται θέση Business Class σύμφωνα με την εταιρική πολιτική.

Απλή, ξεκάθαρη και εφαρμόσιμη

Μια αποτελεσματική ταξιδιωτική πολιτική πρέπει, πάνω απ’ όλα, να είναι απλή και εύκολη στην εφαρμογή.

Ένα πολύπλοκο και εκτενές έγγραφο συχνά αποθαρρύνει τους χρήστες και καταλήγει να μην εφαρμόζεται σωστά. Αντίθετα, οι βασικές κατευθυντήριες γραμμές πρέπει να διατυπώνονται με σαφήνεια, χωρίς περιθώρια διαφορετικών ερμηνειών.

Παράλληλα, μια υπερβολικά αυστηρή πολιτική μπορεί να οδηγήσει τους εργαζομένους στην πραγματοποίηση κρατήσεων εκτός των εγκεκριμένων καναλιών, γεγονός που δυσχεραίνει τον έλεγχο των δαπανών και μπορεί να επηρεάσει αρνητικά την υποχρέωση φροντίδας προς τους ταξιδιώτες (Duty of Care).

Μέσω ενός ολοκληρωμένου προγράμματος διαχείρισης επαγγελματικών ταξιδιών, σε συνδυασμό με συστηματική παρακολούθηση και αναφορές, μπορούν να εντοπιστούν οι αποκλίσεις από την πολιτική και να αντιμετωπιστούν έγκαιρα.

Η σύγχρονη τάση δεν είναι η δημιουργία μακροσκελών και αυστηρών κανονισμών, αλλά ο καθορισμός ενός ευέλικτου πλαισίου που λαμβάνει υπόψη τόσο τις ανάγκες της επιχείρησης όσο και τις προσδοκίες των ταξιδιωτών.

Με επίκεντρο τον ταξιδιώτη

Σε μια εποχή όπου η προσέλκυση και η διατήρηση ταλαντούχων εργαζομένων αποτελεί στρατηγική πρόκληση για κάθε επιχείρηση, οι άνθρωποι και η εμπειρία τους αποκτούν ακόμη μεγαλύτερη σημασία.

Δεν έχει νόημα να τίθεται σε κίνδυνο η ικανοποίηση και η παραγωγικότητα των εργαζομένων για μικρές εξοικονομήσεις κόστους.

Γι’ αυτό, μια σύγχρονη ταξιδιωτική πολιτική πρέπει να επιτυγχάνει τη σωστή ισορροπία μεταξύ οικονομικής αποδοτικότητας και υψηλού επιπέδου εξυπηρέτησης των ταξιδιωτών, με ενεργή συμμετοχή και της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού (HR).

Παρ’ όλα αυτά, σε πολλές επιχειρήσεις η διαμόρφωση της ταξιδιωτικής πολιτικής εξακολουθεί να καθορίζεται κυρίως από τα τμήματα Οικονομικών και Προμηθειών, ενώ το HR συμμετέχει περιορισμένα ή καθόλου, ακόμη και στην επιλογή της εταιρείας διαχείρισης επαγγελματικών ταξιδιών.

Η Ταξιδιωτική Πολιτική του μέλλοντος

Η ταξιδιωτική πολιτική του μέλλοντος δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως ένα σύνολο περιορισμών, αλλά ως αναπόσπαστο στοιχείο της συνολικής εμπειρίας εργασίας.

Πρέπει να αντικατοπτρίζει την κουλτούρα και τις αξίες της επιχείρησης, βοηθώντας τους εργαζομένους να κατανοήσουν όχι μόνο τους κανόνες αλλά και τη φιλοσοφία που τους διέπει.

Παράλληλα, θα πρέπει να ενθαρρύνει την υπεύθυνη λήψη αποφάσεων. Για παράδειγμα, το γεγονός ότι ένας εργαζόμενος δικαιούται διαμονή σε ξενοδοχείο τεσσάρων αστέρων δεν σημαίνει ότι είναι υποχρεωμένος να επιλέξει την ακριβότερη διαθέσιμη επιλογή. Η υπεύθυνη διαχείριση των ταξιδιωτικών δαπανών αποτελεί κοινή ευθύνη της επιχείρησης και των ίδιων των ταξιδιωτών.

Η διαμόρφωση μιας σύγχρονης ταξιδιωτικής πολιτικής δεν πρέπει να βασίζεται αποκλειστικά σε οικονομικά κριτήρια. Η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού οφείλει να διαδραματίζει ενεργό ρόλο στον σχεδιασμό και τη διαχείριση των επαγγελματικών ταξιδιών.

Αντί να επιβάλλει περιορισμούς, μια σύγχρονη ταξιδιωτική πολιτική δημιουργεί επιλογές, προσφέρει ευελιξία και συμβάλλει σε μια ασφαλή, αποδοτική και ευχάριστη ταξιδιωτική εμπειρία για κάθε επαγγελματία ταξιδιώτη.